produktywnosc

Wznieść się na wyżyny produktywności

Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek, by praca pochłonęła Cię tak bardzo, że nie zauważyłeś upływającego czasu? A może byłeś tak zaangażowany w jakieś zadanie, że zapomniałeś o istnieniu Facebooka, Twittera lub jedzenia? ;) Mało tego, po całym dniu czułeś się spełniony i zadowolony?

To stan flow! Moment, w którym cały otaczający świat gdzieś znika, a Ty czujesz, że zajmujesz się aktualnie czymś pasjonującym i dającym Ci wiele radości. Właśnie w tym momencie osiągasz największą produktywność.

Rozmawiając o pracy ze znajomymi grafikami, programistami, blogerami czy copywriterami, słyszę często takie stwierdzenie:

Czasami mam taki dzień, że godziny w pracy dłużą się w nieskończoność i praca mi po prostu nie idzie. Innym razem, gdy usiądę przed komputerem, czas leci tak szybko… Tworzę wtedy najlepsze teksty/grafiki/kody/…

 

Też, tak mam… Jednakże, odkąd zdałem sobie sprawę, które czynniki wpływają na mój stan flow, zdecydowanie częściej wzbijam się na wyżyny produktywności. Dziś podzielę się z Tobą moimi doświadczeniami na osiąganie stanu flow. Zdaję sobie sprawę, że każdy człowiek jest inny. Prawdopodobnie będziesz musiał dopasować wszystko do swojego wewnętrznego rytmu. Daj znać w komentarzu, jak Ci poszło :)

Jako freelancer mogę wybierać pomiędzy interesującymi mnie projektami, samodzielnie ustalać priorytety i rezygnować ze współpracy w przypadku, gdy klient mi nie odpowiada. To spory komfort, którego próżno szukać w pracy na etat. Praca freelancera to również większa odpowiedzialność za swoje czyny, klientów nie obchodzi że jesteś chory – nikt nie da Ci zwolnienia. Krótko mówiąc, nie pracujesz nie zarabiasz. Pomimo większej odpowiedzialności i dłuższego czasu pracy, wiele osób uważało że praca w domu to nie praca, tylko sama przyjemność i powinienem mieć czas na wszystko.

1. Osoby w Twoim otoczeniu

Jednym z głównych problemów w moim dawnym związku był brak zrozumienia dla mojego systemu pracy. Do tej pory, gdy dzwonimy do siebie, powtarza się czasem dialog:

-Co robisz?; -Pracuję przy komputerze; -Aha, czyli nic nie robisz, jak zwykle…

Najbliższa rodzina przyzwyczaiła się z czasem do mojego „nic nierobienia przed komputerem”, ale nie było to łatwe. Na początku mojej kariery freelancera (chyba już ponad 10 lat temu), pracowałem z kolegą w mieszkaniu mojej babci. Wydawało się, że miejsce to będzie idealne na początek. Cisza, spokój, do czasu… W końcu babcia zrobiła się upierdliwa…

A ile prądu żre ten komputer? Ile żre ta dioda, co się świeci w kontakcie… Musisz siedzieć przed tym komputerem, co ty tam robisz? Tylko grasz na tych klawiszach cały dzień. A ten twój kolega to przyszedł dziś godzinę później… To chińskie jedzenie, co jedliście, strasznie śmierdzi, lepiej krupniku wam nagotuję…

Babcia nie dała za wygraną i zaczęła nas dokarmiać krupnikiem… ;) Aby uniknąć dokarmiania, zaczęliśmy chodzić na lunch. Wtedy babcia zatrudniła się sama, w roli naszej sekretarki i zaczęła odbierać telefony od klientów ;)

Nie ważne czy jesteś dobrym specjalistą w swojej dziedzinie, takie sytuacje skutecznie zniszczą twój wizerunek. Babcia była osobą w podeszłym wieku, kocham ją oczywiście i wiem, że chciała dobrze. Do czasu, gdy musieliśmy korzystać z gościnności babci, ratowaliśmy się przekierowaniem połączeń na komórki w porze lunchu.

Ważna informacja:

Wspieram fajny startup - PetsOnBoard!
Mam prośbę: przeczytaj więcej na ten temat i dorzuć kilka PLNów

Przy okazji pracy w domu możesz zyskać również masę dodatkowych domowych obowiązków. Siedząc w domu, możesz przecież w ciągu dnia zrobić pranie, skoczyć na zakupy, ugotować obiad i sprzątnąć na błysk całą chatę przed przybyciem  do domu etatowego establishmentu. ;) Nie miej złudzeń, jeśli przez domowe obowiązki nie wyrobisz się z pracą to i tak nie popracujesz wieczorem. Gdy rodzina jest w komplecie, a ty będziesz musiał nadgonić sprawy, usłyszysz coś w stylu:

… jak to nie masz czasu? Przecież pracowałeś cały dzień! Czy to już pracoholizm?

Jeśli do tej pory pracowałeś na etat i chciałbyś rozpocząć karierę freelancera to weź pod uwagę że być może nie będziesz mógł pracować w domu. W Polsce ciągle trudno przezwyciężyć stereotyp wyższości pracy na etat nad pracą wolnego strzelca.

W takim przypadku trzeba się sprawnie ulotnić ze swoją pracą do biura lub skorzystać z dobrodziejstwa, jakim jest coworking i wynająć sobie biurko. Inaczej stan flow pozostanie jedynie mglistym marzeniem…

2. Komfortowe ubranie

Jeśli jesteś szczęściarzem – twoi bliscy są wyrozumiali i możesz pracować w domu, to nie zasiadaj „w gaciach”, dresie lub innym luźnym wdzianku przed komputerem. Nie musisz też od razu przyodziewać czegoś w business casualowym stylu. Ubierz się w normalne ciuchy, czuj się swobodnie i unikaj sytuacji, gdy do pracy zasiadasz w piżamie lub dresach ;) – to nie sprzyja uzyskiwaniu stanu flow podczas pracy – to rozleniwia.

Pomyśl co by się stało gdyby któryś z Twoich klientów wpadł z niezapowiedzianą wizytą, a następnie czy czułbyś się komfortowo, rozmawiając z nim o sprawach zawodowych w piżamie ;)

3. Atmosfera

Muzyka czy absolutna cisza podczas pracy? Myślę, że każdy musi znaleźć swój złoty środek na stymulację stanu flow poprzez bodźce słuchowe. Osobiście lubię, gdy w pokoju rozbrzmiewa w tle relaksacyjna, ale jednocześnie nie usypiająca muzyka. Ostatnio odkryłem, dzięki Justynie Zienkiewicz z bloga 8razy5,  że stymulująco działa na mnie kawiarniany gwar w połączeniu z playlistą Lounge – Soft House w Spotify – to dziwne, ale ten szum wprowadza mnie szybciej w stan flow…

Otoczenie samego stanowiska pracy jest wg mnie również bardzo istotne. Odkryłem, że filozofia minimalizmu w miejscu pracy bardzo dobrze wpływa na mój stan flow. Ograniczam listę rzeczy, które leżą na biurku do absolutnego minimum, pozostały jedynie: komputer, telefon, notatnik do zapisywania ustaleń podczas rozmów telefonicznych.

Po wielu doświadczeniach związanych z pracą w najróżniejszych miejscach, podjąłem decyzję, że będę miał jednak domowe biuro. Mój nowy dom w Plymouth, musi mieć przestrzeń, w której mogę w łatwo i skutecznie odizolować się od domowników.

Jednocześnie przestrzeń musi być na tyle duża, aby zmieściło się biurko, komody, narożnik i stolik kawowy, gdzie będę mógł spokojnie rozmawiać z klientami. Musi być to pomieszczenie tak duże, jak salon. Nie lubię klaustrofobicznych przestrzeni, dodatkowo powinno być jasne i urządzone w minimalistycznym stylu.

Trudno wygospodarować taką przestrzeń w domku jednorodzinnym, ale w Wielkiej Brytanii popularne są pomieszczenia zwane conservatory (oranżeria, ogród zimowy), wygląda to mniej-więcej tak:

Brytyjczycy urządzają przeważnie w tym miejscu drugi salon, gdzie chętnie podejmują gości na kawę lub herbatę. Lubią spędzać tam czas przy książkach lub po prostu leniuchują, słuchając muzyki. Taki open space z widokiem na ogród, można aranżować w dowolny sposób, wg. mnie idealnie nadaje się również na domowe biuro. Zadaszenie nie musi być transparentne – chyba nawet lepiej, gdy nie jest – ze względu na palące promienie słoneczne w południe. W bocznych oknach można powiesić, zwijane drewniane żaluzje, aby regulować poziom nasłonecznienia w części roboczej. Duże drzwi, otwarte na ogród, zapewniają stały dopływ świeżego, morskiego powietrza.

Aby osiągać systematycznie stan flow, otoczenie i warunki pracy muszą być komfortowe ale jednocześnie sprzyjające skupieniu uwagi na zadaniach.

Zanim zaczniesz – rytuał …

3… 2… 1… false start :) Właśnie pijesz pierwszą kawę. Pogoda jest przygnębiająca, szaro, zimno i pada. Gdyby Ci się chciało, tak jak Ci się nie chce, to mógłbyś przenosić góry ;)

Każdy dzień zaczynam tak samo, ten etap nazywam kawowym rozruchem. Aby popracować trochę mózgiem i zacząć przetwarzać informacje z rana :), odpalam Feedly i zasiadam do lektury moich ulubionych blogów. Czasem coś skomentuję, czasem odpowiem komuś na forum. To również czas na sprawdzenie kilku skrzynek mailowych o tzw. niskim priorytecie, czyli niewiążących się bezpośrednio z pracą. Znajduje tam najczęściej powiadomienia z social media i różnych stron, które subskrybuję poprzez newsletter.

Następnie, rzucam okiem na newsy i wykresy giełdowe. Jeśli coś mnie zainteresuje, robię notatki w programie EverNote . Tak kończy się mój kawowy rozruch, czas brać się za robotę…

Organizacja zadań i czasu

Pracuję 10 godzin dziennie, 5-6 dni w tygodniu. To sporo, ale nie mam z tym problemu, bo uwielbiam swoją pracę. Będąc w stałym związku, pracowałem mniej – średnio po 5 godzin 5 dni w tygodniu. Z czasem odkryłem, że do systematycznego osiągania stanu flow, niezbędna jest dobra organizacja czasu i zadań.

Pracując 10 godzin dziennie przyjąłem pewne zasady:

  • Odkryłem, że kluczem do systematycznego osiągania stanu flow jest dobre rozplanowanie zadań na każdy dzień. Codziennie rano ustalam listę zadań „na dziś” i przyznaje im priorytety. Jeśli nie zdążę czegoś zrobić i nie jest to bardzo istotne, przenoszę zadanie na kolejny dzień.
  • Wyłączam wszystkie programy i czynniki, które mogę odwracać moją uwagę, np: komunikatory, social media, domofon, pocztę email, a nawet telefon.
  • Co 3 godziny, włączam telefon i pocztę e-mail, aby sprawdzić czy ktoś nagrał się na pocztę głosową, napisał SMS, lub napisał jakąś wiadomość email. Jeśli pojawiają się jakieś nowe tematy, aktualizuję moją listę zadań i priorytety. Moi klienci wiedzą, że pracuję w taki sposób i zdają sobie sprawę, że służy to ich interesom. Jeśli jakiś klient nie jest wstanie tego przełknąć i domaga się obsługi „tu i teraz, zawsze”, to niestety jestem zmuszony rezygnować z takiej współpracy. Wiem, że jest to nieco kontrowersyjne podejście, ale osoby współpracujące ze mną latami, nigdy nie narzekają z tego powodu.

Jak ustalam priorytety?

Kiedyś miałem bardzo zły nawyk. Starałem się robić za dużo rzeczy na raz, a do tego zbyt wiele spraw uważałem za pilne. W efekcie, w moich zadaniach panował totalny chaos. Doskonale ujął to zjawisko trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight Eisenhower:

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Sytuacja zmieniła się, gdy zacząłem w praktyce stosować macierz Eisenhowera:

macierz-czasu

Ważne i pilne – priorytet 1

Sytuacja optymalna to taka, że w tej ćwiartce… nie ma nic. Jeśli zadania o tym priorytecie nadmiernie się kumulują, to oznacza, że zbyt często odkładam je na ostatnią chwilę. Na zdarzenia kryzysowe nie mam wpływu – wyskakują i trudno, trzeba zrobić je w pierwszej kolejności. Przerzucam do tej sekcji również zadania, z którymi nie wyrobiłem się poprzedniego dnia.

Ważne i niepilne – priorytet 2

Wolę określać te zadania po swojemu: sprawy bieżące. To wszystkie zadania, którymi muszę zająć się w ciągu dnia pracy, ale jednocześnie nie stanie się nic, jeśli się z czymś się nie wyrobię i zadanie wskoczy na kolejny dzień – wtedy takie zadanie zyskuje status ważne i pilne.

Nieważne i pilne – priorytet 3

Tutaj znajdują się sprawy, które nie są istotne dla poprawnego działania projektu, ale jednocześnie zalegają w kolejce już za długo i trzeba będzie podjąć wkrótce decyzję: czy zlecić to komuś, czy może zająć się tym osobiście wrzucając na listę z priorytetem nr 2. Na tą listę dostają się przeważnie pomysły z priorytetu 4.

Nieważne i niepilne – priorytet 4

To bardziej lista pomysłów niż zadań. Wyobraź sobie, że pracujesz nad jakimś projektem, np. osobistym blogiem i nagle wpada Ci do głowy pomysł, który może przyczynić się do zwiększenia atrakcyjności twojego bloga w oczach czytelników – np. chcesz, aby twój blog zyskał sekcję z kalkulatorami, które w łatwy sposób pomogą twoim czytelnikom obliczyć stopę zwrotu z jakiejś inwestycji. Nie masz czasu się tym zająć, nie wiesz jeszcze czy będziesz delegował to zadanie, ale chcesz o tym pamiętać. Właśnie tak traktuję sekcję nieważne i niepilne.

Lista zadań z zastosowaniem macierzy Eisenhowera

Im prostsza lista, tym lepsza! Wystarczy kartka i długopis, ale mam dla Ciebie coś lepszego – to program Todoist. Minimalistyczny, genialny w swej prostocie – dostępny online, na windows, mac, iphone, telefony z androidem, a także jako dodatek do gmail, outlook i przeglądarek internetowych. Dostępny w polskiej wersji językowej.

Wersja darmowa ma pewne ograniczenia, np.: brak możliwości dodawania notatek i plików do zadań oraz zablokowaną możliwość tagowania, ale wszystkie najważniejsze funkcje, łącznie z podziałem zadań na projekty, są dostępne za darmo. Nie wyobrażam sobie codziennej pracy bez tego programu. Każde zadanie może mieć określony priorytet, mamy ich dokładnie 4 co idealnie można połączyć z macierzą Eisenhowera.

To już wszystko!

Mam nadzieje, że moje sposoby na osiąganie stanu flow podczas pracy będą dla Ciebie inspirujące. Jednocześnie ciekawy jestem czy ty też masz jakieś swoje patenty na osiąganie stanu flow? Jeśli tak, to chętnie je poznam – podziel się nimi w komentarzu.

Napisz komentarz:

  1. własnie włączam Lounge Soft House, dzięki! A ten gwar kawiarniany…hmm, ciekawa sprawa… Co do stanu flow, to doświadczam go zawsze, gdy pracuję nad nowym wpisem, a później jeszcze, gdy upublicznię i wyślę newsletter . Klikam wtedy statystyki i czekam na ewentualny feedback (obgryzając paznokcie przed ewentualną krytyką). Uwielbiam też uczucie, gdy zamiast gadać i rozmyślać, faktycznie biorę sie do roboty i wychodzą z tego interesujące rzeczy :)

  2. Freelancer bardzo często spotyka się z niezrozumieniem wśród najbliższych i to jest chyba w tym wszystkim najcięższe…

  3. hej. Moja produktywność nie jest moją mocną stroną. Ciężko mi utrzymać koncentrację, a dodatkowym czynnikiem utrudniającym jest to, że zysk z działalności nie zależy od ilości, a od jakości pracy i bardzo dobrego timingu.
    Jeszcze jestem na etapie poszukiwań tego właściwego stanu i wywoływania go w każdym upragnionym momencie.
    Polecam https://www.focusatwill.com/ jako alternatywę dla zwykłej muzyki, ale też często korzystam z kilkugodzinnych składanek na yt mających pomóc wejść w odpowiedni stan.
    to do list dalej robię w kalendarzu, bo po prostu lubię i to chyba jedne z ostatnich miejsc w którym korzystam z długopisu.
    pozdrawiam.

    1. Fakt, każdy musi odnaleźć ten wewnętrzny rytm, to nie jest proste. Mi zajęło to dobry rok. Być może nie gra coś w Twoim otoczeniu? Jakieś czynniki rozpraszające? Ludzie, rzeczy? Tak jak wspomniałem filozofia minimalizmu przyczynia się u mnie do uzyskiwania dobrego flow podczas pracy. A co do kalendarza to polecam jednak przetestować todoist, w połączeniu z macierzą daje niesamowite rezultaty. Używam go też jako przypominajki o terminach cyklicznych.

      1. W otoczeniu wszystko jest już ok. Mam własny pokój do pracy. Dobrą żonę która rozumie mój styl pracy, więc problem tkwi we mnie. Głównym problemem jest lenistwo i brak wytrwałości. Już z tym mocno walczę, bo wiem skąd to się wzięło. Miałem za łatwo w życiu. Wszystko było za łatwe. Szkoła, początki pracy i brak poważnych przeszkód w życiu, ale do czasu ;D. Ach żałuję, że w pierwszych 20 latach życia nie miałem ciężej- teraz życie nadrobiło i odbijam się z dna. Kierunek jedyny właściwy- szczyt ;)
        pozdrawiam. Pierwszy blog w życiu na którym pisze trzeci komentarz.
        Będę go śledził. Pozdrawiam i życzę powodzenia Wojtku!

  4. Dzięki za taki kompletny wpis. Ja mimo że nie jestem free lancerką to nawet na etacie jestem zmuszona właśnie do takiego czegoś co ty robisz. Mocna ustalanie priorytetów zadań i naprawdę ja po całym dniu gdzie początkowa długa lista się wyzeruje czuję satysfakcję z dobrze wykonanej pracy. I wtedy zostaje czas np. na rzeczy mniej pilne i mniej ważne jak wyjście z koleżanką na kawę( choć w sumie plotki też są ważne:)

    1. Witaj Adrianna, cieszę się że wpis jest dla Ciebie przydatny. Jeśli jeszcze nie używałaś todoist to warto wypróbować, możesz też zaproponować swojemu szefowi wdrożenie go w firmie, jeśli ten stosuje jakiś system motywacyjny w postaci premii np za wydajność. Jeśli Twój szef nie ma w zwyczaju nagradzać pracowników za dobrze wykonywaną systematycznie pracę to nie informuj go o tej możliwości. Znam realia pracy w Polsce i wiem że nie wielu potrafi doceniać dobrych pracowników…

      A co do kawki i plotkowania to zgadza się, trochę luzu również jest potrzebne w pracy.

    1. Kilka osób narzekało na skaczący tekst, więc postanowiłem wyłączyć tą opcję. W szablonie zostawiam możliwość jej włączenia – dla osób które będą chciały używać tego szablonu na swoich blogach.

      @mohey: Zapoznaj się z zasadami komentowania na blogu.

  5. Fajny wpis… tylko przez ten skaczący tekst dostałem małego oczopląsu. Trzy razy podchodziłem do czytania, w końcu się udało.

    Coś czuje że blog ruszy jak torpeda:) tylko proszę daj odpocząć narządom znajdującym się nad nosem.

    1. Dzięki za miłe słowa, tekst skacze nie bez powodu, szablon ma funkcję animacji tekstu, samych zdjęć i wyłączenia animacji, taka forma musi narazie pozostać bo przeprowadzam badanie eye trackingu, ale możliwe że z czasem tekst będzie statyczny.

      Blog to miły dodatek do mojej działalności w Polsce, w każdym razie miło że się podoba, będzie tego więcej :)

    1. Premium, jeśli zarejestrowalaś się i nie kupisz premium to za jakiś czas powinni podesłać Ci mail żebyś potestowała sobie premium przez 30 dni. Tak czy siak zdecyduje się na zakup, bo to taniocha, a dodawanie notatek do zadań jest przydatne

  6. Rónież pracuję w domu i przez dłuższy czas myślałam, że jestem jedyną osobą na świecie, która ma takie odczucia. Pocieszające ;)

      1. Dokładnie, często komentarze rodziny/partnerki/partnera są nieznośne, bo oni pracują 8 h dziennie i później jest koniec. A po pracy tylko TV i nuda, zero hobby. Tylko wychodzenie codziennie do pracy jest dowode na to, że ktoś naprawdę pracuje ;) Powoli wyrastam z tego żalu, ale i koniec końców zakładamy stacjonarne biuro!

        1. Czyli jednak, w takim przypadku lepiej się ulotnić do biura… Ja też wynajmowałem było ok, ale z czasem rodzina się przyzwyczaiła, chociaż EX partnerka (z którą mam normalne relacje), nadal uważa że jeśli nie wychodzisz do roboty to nie pracujesz :) Ciężko to z ludzi wyplenić. Dla porównania w UK mentalność ludzi jest pod tym kątem OK.

          1. Bardzo ciężko, mój chłopak zaakceptował to po roku. Czasmi bywa to dołujące – zwłaszcza, że rodzina nie wie dokładnie co robisz, a wszystko to co na komputerze to dla nich magia – więc nie robisz nic, albo siedzisz na facebooku ;) ale biuro stacjonarne mym światłem ;) jeżeli ktoś nie ma innej opcji, coworking to super sprawa.

  7. Wyczerpujący, konkretny wpis. Muszę zacząć wprowadzać w życie macierz Eisenhowera, bo czasem faktycznie robi mi się chaos w zadaniach i pali mi się…ogon, bo wydaje mi się, że wszystko trzeba zrobić już. Jestem też na etapie szukania programu do zarządzania zadaniami i mam na tapecie Wunderlist, Trello, a teraz też Todoist – dzięki za to i za podlinkowanie. Nie było mnie u Ciebie wcześniej, ale właśnie to zmieniam i dodaję Cię co mojej prasówki. :)

    1. Dzięki i fajnie że Ci się podoba. Co do macierzy to warto ją trochę zmodyfikować pod swoje indywidualne potrzeby bo to jest ogólna reguła, a my freelancerzy mamy nieco inne wymagania. Ale sprawdza się idealnie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *