Jeśli tworzy się coraz większa ilość dokumentów w firmie zaczynamy się zastanawiać jaki zorganizować obieg dokumentów. Przybliżę tutaj system zwany kancelaryjnym. Są dwie odmiany takiego systemu. Jedna z nich nosi nazwę dziennikowego. Polega on na chronologicznym rejestrowaniu w dzienniku korespondencyjnym każdego pisma przychodzącego do firmy. Dokumenty otrzymują swoje sygnatury i gromadzone są w teczkach według kolejności wpływu. Druga odmiana to bezdziennikowy obieg dokumentów. System ten polega na tym, że rejestrujemy konkretne sprawy. Archiwizujemy w jednym katalogu numery spraw nie zważając w jakiej kolejności trafiały one do kancelarii. Zaletą systemu dziennikowego jest jego prostota. Niestety jest to system czasochłonny. Nam natomiast zależy, aby obieg dokumentów przebiegał nie tylko sprawnie, ale i szybko. To zapewnić nam może system bezdziennikowy. Wymaga on jednak dłuższego czasu na wdrożenie. Osoba, która jest odpowiedzialna za archiwum powinna cały czas monitorować rodzaje spraw, a nie ich chronologiczną kolejność. Możemy spotkać się również z systemem mieszanym.
